Beheer > Boeken > Importeren administratie

Met deze functie is het mogelijk, in een Pro- of Trust-versie van Mill7, om een administratie uit een ander systeem te importeren. De bron kan een XAF Auditfile Financieel zijn of een Excel-bestand. Beide opties worden hieronder beschreven. De functie is alleen beschikbaar voor de gebruiker SUPERV en is te vinden via Beheer > Boeken > Importeren administratie. De functie kan alleen worden toegepast in het laatste boekjaar van een cliëntenadministratie.

Let op!

Elke verwerking begint met het verwijderen van alle aanwezige gegevens in de geopende administratie. Zorg bij voorkeur eerst voor een goede backup om te voorkomen dat u per ongeluk waardevolle gegevens verliest.

Proces

In het hoofdvenster kan om te beginnen een bronbestand wordt geselecteerd. Afhankelijk van het bestandstype, Auditfile of Excel-bestand, zijn er verschillende opties beschikbaar. In beide gevallen kunnen de ingelezen gegevens worden geëxporteerd naar een Excel-bestand. Daarmee wordt een goed beeld van het resultaat gegeven. De gegevens in het Excel-bestand weerspiegelen de gegevens uit het bronbestand, maar dan vertaald naar de manier waarop Mill7 de gegevens opslaat. Als er fouten zijn aangetroffen dan worden die vermeldt in de laatste kolommen van de verschillende tabbladen onder het kopje Notes. De gegevens in het Excel-bestand kunnen eventueel worden aangevuld en verbeterd voor een volgende stap in het importproces. Een Auditfile kan op die manier geconverteerd worden naar Excel en het Excel-bestand kan na de nodige aanpassingen ook weer geïmporteerd worden.

Een Excel-bestand wordt als een tijdelijk bestand gepresenteerd. Als het bestand moet gaan dienen als importbestand dan is het aan te bevelen om het elders op te slaan met een passende naam.

Instellingen

Als gegevens bij de verwerking worden verwijderd uit de administratie dan gebeurt dat ook met sommige instellingen, maar niet met alle instellingen. Dat wil niet zeggen dat de instellingen die blijven staan ook correct zijn. Na de verwerking van een Auditfile of een Excel-bestand verschijnt er nog een scherm waarin de volgende instellingen, die belangrijk zijn voor de boekhouding, worden getoond.

•Eerste W/V-rekening

•Rekening te verdelen resultaat

•Rekening betalingskorting crediteuren

•Rekening dagboekverschillen

•Rekening afboeken betalingsverschillen

•Tussenrekening automatische betalingen

•Balanscodetabel

Als het nodig is kunnen deze instellingen gelijk worden aangepast, maar dat kan ook later nog worden gedaan via Onderhoud > Instellingen. Daar staan ook vele andere instellingen die wellicht gecontroleerd dienen te worden.

XAF Auditfile Financieel

De meeste boekhoudpakketten kunnen administraties exporteren naar Auditfiles. Door de jaren heen zijn er verschillende versies van XAF Auditfile Financieel gepubliceerd. De meest gebruikte en ook de meest uitgebreide is versie 3.2. Dit is de versie die in Mill7 geïmporteerd kan worden. Hoe meer gegevens een Auditfile bevat hoe vollediger een administratie na het importeren is. De volledigheid wordt niet alleen bepaald door de versie, maar ook door het systeem waarmee het bestand wordt gecreëerd.

Op basis van een Auditfile worden de volgende bestanden/tabellen opgebouwd.

•001. adm (algemene gegevens van de administratie)

•011. grb (grootboekrekeningen)

•010. dagb (dagboeken)

•013. dagbtot (dagboekbladen)

•012. mut (journaalposten)

•092. firmas (firma's)

•002. deb (debiteuren)

•004. cre (crediteuren)

•003. btw (BTW-codes)

•037. kpl (kostenplaatsen)

•038. kst (kostensoorten)

•098. schemas (schema's)

Bij het importeren van een Auditfile zijn er drie extra opties beschikbaar: Vreemde valuta in journaalposten toestaan, BTW-codes in journaalposten toestaan en Conversiebestand gebruiken.

Vreemde valuta in journaalposten toestaan

Als in een Auditfile journaalposten worden aangeboden waarbij ook gegevens m.b.t. vreemde valuta worden gespecificeerd (valutacode en bedrag), dan kan de journaalpost direct in die valuta worden geboekt. Als de optie niet is geactiveerd dan wordt elke boeking in de boekhoudvaluta geboekt. Als er niet direct in vreemde valuta wordt geboekt dan wordt de informatie m.b.t. de vreemde valuta met de Ctrl+K-methode in de journaalpost opgenomen. Direct in vreemde valuta boeken is alleen mogelijk in dagboeken voor bankrekeningen, debiteuren en crediteuren.

BTW-codes in journaalposten toestaan

Bij het boeken van facturen, in journaalposten voor debiteuren en crediteuren, is het mogelijk om de BTW via een BTW-code te specificeren. Dat wordt bij het importeren alleen gedaan als deze optie is ingeschakeld. Als dat niet het geval is dan wordt de BTW met een extra journaalpost direct op de rekening van de BTW-code geboekt. Het boeken met BTW-codes is overigens niet in elk dagboek en bij elk soort journaalpost mogelijk. Het kan dus zijn dat journaalposten worden afgekeurd vanwege de toepassing van BTW-codes.

Conversiebestand gebruiken

Met een speciaal Excel-bestand kunnen grootboekrekeningen bij het importeren worden geconverteerd. De optie kan geactiveerd worden zodra er een conversiebestand is aangewezen. Dat gebeurt via de knop Conversiebestand.

Conversiebestand

Bij het importeren van een Auditfile kan gebruik worden gemaakt van een conversiebestand. Een conversiebestand is een Excel-bestand met een tabblad waarbij in twee kolommen een vertaalslag gemaakt van oorspronkelijke nummers of codes van grootboekrekeningen naar gewenste rekeningnummers. De reden daarvoor zou organisatorisch kunnen zijn, maar vaak is er een technische noodzaak om te converteren. Dat komt omdat Mill7 voor grootboekrekeningen alleen nummers met een bepaalde lengte toestaat. In andere gevallen, bijvoorbeeld bij kostenplaatsen en kostensoorten, wordt de vertaalslag van codes automatisch gemaakt, maar voor rekeningnummers die geconverteerd moeten worden moet een conversietabel worden gebruikt.

Met de knop Conversiebestand worden de functies voor de conversie opgeroepen. Hier kan een Excel-bestand worden geopend en een tabblad worden geselecteerd. Met de knop Bewerken kan het bestand geopend worden in Excel om het te bekijken of aan te passen. Het is de bedoeling dat elke rekening in de eerste kolom gekoppeld wordt aan een rekeningnummer in de tweede kolom. De tweede kolom bevat de rekeningnummers voor de administratie in Mill7. Het is mogelijk (met de knop Vullen) om het bestand te laten vullen met nummers of codes van grootboekrekeningen in de Auditfile. Het bestand wordt dan vervangen. Het nieuwe bestand heeft dan één tabblad, waarbij de eerste kolom de rekeningnummers uit de Auditfile bevat en de tweede kolom leeg is. Als er nog geen bestand is geselecteerd dan wordt er met de knop Aanmaken een bestand aangemaakt in de Data-folder met de naam GL-mapping.xlsx. Dit bestand wordt dan ook automatisch geselecteerd.

Als het geselecteerde conversiebestand toegepast moet worden bij het importeren, activeer dan de optie Conversiebestand gebruiken. Sluit het scherm af om terug te keren naar het hoofdscherm.

Als er meer administraties geïmporteerd moeten dan zou daarbij steeds hetzelfde conversiebestand gebruikt kunnen worden. Dat hangt af van de mate waarin deze administraties met elkaar overeenkomen.

Excel-bestand

Een Excel-bestand biedt de kans om een administratie nog nauwkeuriger te importeren. Het bestand moet opgesteld worden op een manier die de structuren van de bestanden in Mill7 weerspiegelt. Het bestand heeft tabbladen voor diverse bestanden in Mill7. De namen hiervan beginnen met een 3-cijferig nummer dat gevolgd wordt door een punt. Om enkele voorbeelden te geven: "001." voor algemene gegevens van de administratie, "011." voor grootboekrekeningen, "010." voor dagboeken, "092." voor firma's, "002." voor debiteuren, "004." voor crediteuren, "012." voor journaalposten, etc. Het nummer is van belang voor de identificatie van de gegevens, maar wat er de punt nog volgt in de naam van een tabblad niet. Een tabblad zou bijvoorbeeld "001. Administratie" kunnen heten. In Mill7 heeft elk bestand een identificatienummer. Raadpleeg hiervoor de bestandenlijst.

Ook de volgorde van de kolommen met gegevens op elk tabblad is belangrijk. De kolomtitels worden niet gebruik om de gegevensvelden te identificeren. Daarvoor worden enkel naar de positie van de kolom gekeken.

Om een voorbeeld te zien zou zo'n bestand gemaakt kunnen worden a.d.h.v. een Auditfile, waarbij de optie voor het creëren van een Excel-bestand wordt geactiveerd. Doe dit bijvoorbeeld in een testadministratie, waaruit de bestaande gegevens verwijderd mogen worden. Een Auditfile kan eventueel met Mill7 worden gemaakt via Administratie > Financieel > XML Auditfile aanmaken.

Conversiebestand

Bij het importeren van een Excel-bestand kan geen gebruik worden gemaakt van een conversiebestand. We gaan er vanuit dat dat niet nodig is, in een Excel-bestand moet alles vooraf in orde zijn gemaakt.

Voorbeeld

Een procedure voor het importeren van een Auditfile zou als volgt kunnen verlopen.

•Selecteer in de importfunctie een Auditfile als bron.

•Gebruik indien nodig een bestand met een conversietabel voor grootboekrekeningen.

•Activeer de optie om te exporteren naar Excel.

•Klik op de Start-knop. Let op: bestaande gegevens in de geopende administratie worden verwijderd!

•Het Excel-bestand wordt geopend met een tijdelijke naam.

•Corrigeer waar nodig de gegevens in de verschillende tabbladen of vul ze aan.

•Sla het gewijzigde Excel-bestand op, bij voorkeur met een passende naam op een andere locatie.

•Selecteer in de importfunctie het gewijzigde Excel-bestand als nieuwe bron.

•Klik op de Start-knop.

Als er gebruik wordt gemaakt van een conversiebestand dan komen er natuurlijk nog wat stappen bij.

Slotopmerkingen

Een probleem met Auditfiles is dat de wijze waarop de gegevens geïnterpreteerd moeten worden variëren, afhankelijk van het boekhoudpakket waarmee ze gemaakt worden. Auditfiles reflecteren voor een groot deel de inrichting van gegevens en procedures in een boekhoudpakket en die kunnen op belangrijke onderdelen van elkaar afwijken. Ook zijn er veel optionele velden, waaronder relatiecodes en dagboektypes, die door boekhoudpakketten niet altijd worden meegenomen. Ook het gegeven dat Auditfiles niet wettelijk verplicht zijn kan leiden tot verschillen in beschikbaarheid en kwaliteit.

Ondanks de beperkingen is de XAF Auditfile een belangrijke standaard voor het uitwisselen van financiële gegevens met de belastingdienst en accountants. De meeste boekhoudpakketten zijn daarom in staat om Auditfiles te produceren. Daarmee zou het ook een goed hulpmiddel kunnen zijn voor het importeren van administraties in Mill7.

Dit is een nieuwe functie die zich nog in een experimentele fase bevindt. Er ontbreken nog veel controles die nodig zijn om de verwerking van gegevens in goede banen te leiden. Wij raden aan om contact op te nemen met onze helpdesk wanneer u administraties zou willen importeren in Mill7.