<< Klikken om de inhoudsopgave te openen >> Navigatie:  Boeken > XML Auditfile aanmaken

De XML Auditfile Financieel (XAF) is een open standaard voor het uitwisselen van gegevens uit administratieve systemen, ten behoeve van rapportage- en controledoeleinden. De Belastingdienst, curatoren en de accountancy zijn belangrijke gebruikers van de auditfile.

 

Het is mogelijk een XML Auditfile aan te maken via Administratie > Financieel > XML Auditfile aanmaken.

 

Bij het aanmaken van de Auditfile kan gekozen worden tussen XAF versies 2.0, 3.2, 3.2 enhanced en 4.0.
 
De XAF versie 3.2 bevat ten opzichte van versie 2.0 ook:

–BTW-codes

–Periodes

–Kostensoorten en kostenplaatsen

–Subadministraties debiteuren en crediteuren

–Landcodes bij de bedrijfsgegevens.

 

Bij de versies 3.2 en 4.0 worden de landcodes van debiteuren en crediteuren niet in de xml-bestanden opgenomen. Dat gebeurt wel bij versie 2.0, maar in die versie ontbreken de landcodes bij de bedrijfsgegevens.

 

XAF 3.2 enhanced is geen officiële versie, maar een speciale variant in Mill7 met extra gegevens en hier en daar wat afwijkende regels. Verderop wordt er uitgebreid op ingegaan.

 

In vergelijking met XAF v3.2 is XAF v4.0 een vereenvoudigd bestand. Het belangrijkst is dat het geen subadministraties voor debiteuren en crediteuren ondersteunt, en dat het geen postadressen, contactpersonen, telefoon- en faxnummers en websites van debiteuren en crediteuren bevat.

 

In de instellingen kan bij Boeken tabblad Overig bij 'Standaard folder Audit files' een  standaardlocatie voor het opslaan van audit files worden ingegeven.
Bij het aanmaken van de Auditfiles zal dit pad worden getoond als: [DEFAULT folder]\{B-folder}.xaf.

Hiermee is het werkelijke pad niet zichtbaar. De gebruiker kan een andere locatie kiezen en ook een andere bestandsnaam.

 

Via het maatwerk menu kan door door middel van de opdracht Maatwerk.exe /XML_Audit_Period.

ook de XML Auditfile worden aangemaakt daarbij is het mogelijk om een periode op te geven.

 

11-test overslaan

Bij het aanmaken van de Auditfile vindt een 11-test controle plaats op het BTW-nummer van debiteuren en crediteuren. Door het aanvinken van deze optie wordt de 11-test niet uitgevoerd.

 

Gebruik extern nummer 1

Als bij de grootboekrekening het veld 'Extern nummer 1' is gevuld zal bij het aanmaken van de audit file dit nummer worden gebruikt in plaats van het grootboekrekeningnummer.

 

Als het externe nummer meerdere keren voorkomt of gelijk is aan een grootboekrekening nummer wordt er een melding gegeven.
De audit file wordt wel aangemaakt maar van de dubbel voorkomende nummers wordt alleen het eerst gevonden record in de file opgenomen.

 

Gebruik externe code / omschrijving

Als bij de grootboekrekening het veld 'Externe code / omschrijving' is gevuld zal bij het aanmaken van de audit file dit veld worden gebruikt in plaats van de grootboekrekeningomschrijving.

 

Validaties

Een Auditfile wordt altijd aangemaakt, ook als er onregelmatigheden worden aangetroffen. Eventuele meldingen worden op het scherm weergegeven.

 

Om een correcte Auditfile aan te kunnen maken moet in ieder geval het (bezoek)adres in de bedrijfsgegevens zijn ingevoerd.

Daarbij moet de landcode voldoen aan ISO-3166-1 alpha-2 voor tweeletterige landcodes.

De bedrijfsgegevens worden ingevoerd via menu Onderhoud > Bedrijfsgegevens.

 

XAF versie 3.2 enhanced

Dit is een uitbreiding op de standaard versie 3.2 waarmee een auditfile meer details kan bevatten die soms van nut kunnen zijn bij het inlezen in andere systemen.

Ook worden op sommige gebieden de regels anders geïnterpreteerd dan bij versie 3.2. Dus zelfs als de uitbreiding voor een ontvangend systeem geen toegevoegde waarde heeft, kan het door de andere interpretatie toch zinvol zijn om deze versie te gebruiken.

 

Hieronder volgt eerst een overzicht van de extra elementen, elk voorzien van een toelichting.

 

 

Hieronder volgt een opsomming van de regels die verschillen tussen versie 3.2 en versie 3.2 enhanced.

 

•Bij journaalposten die een btw-code bevatten moet een specificatie van de btw worden gegeven. Bij versie 3.2 gebeurt dat niet als de btw-code in de journaalpost ontbreekt of "0" is. Bij versie 3.2 enhanced wordt de specificatie ook gegeven als de btw-code "0" is.

•Bij de specificatie van de btw in een journaalpost wordt een absoluut bedrag genoemd en daarbij ook de indicatie of het een debet- of een credit-bedrag betreft. Bij versie 3.2 wordt gekeken of het btw-bedrag in de journaalpost een negatief bedrag is. Zo ja, dan wordt dat bedrag positief gemaakt en het type van het bedrag "D" (debet). Zo nee, dan blijft het bedrag positief en wordt het type "C" (credit). Het btw-bedrag kan op die manier een ander type krijgen dan het factuurbedrag. Bij versie 3.2 enhanced wordt het btw-bedrag niet absoluut gemaakt. Het type van het bedrag wordt dan overgenomen van het factuurbedrag.

•Als een journaalpost in vreemde valuta is geboekt dan wordt de informatie m.b.t. de vreemde valuta apart gespecificeerd (onder currency). Als de boeking direct in vreemde valuta is gedaan (dus niet via Ctrl+K) dan wordt bij versie 3.2 in de specificatie de valutacode van het dagboek genoemd. Bi versie 3.2 enhanced is dat de valutacode van de journaalpost zelf.

•Bij dagboekbladen zonder omschrijving wordt de omschrijving automatisch toegewezen. Bij versie 3.2 is dat "Blad " + bladnummer, bij versie 3.2 enhanced is het "Page " + bladnummer.

•Bij dagboekbladen wordt een absoluut bedrag voor het saldo genoemd en daarbij ook de indicatie of het een debet- of een credit-bedrag betreft. Bij versie 3.2 wordt een saldo van 0,00 als credit bestempeld, maar bij versie 3.2 enhanced moet het bedrag kleiner zijn dan 0,00 om voor credit door te gaan. 0,00 is dan debet.